Merancang Organisasi yang Adaptif

Pengelolaan ( Organizing ) :

Penyebaran berbagai sumber daya yang ada di organisasi untuk mewujudkan tujuan strategis. Penyebaran sumber daya dicerminkan dalam divisi kerja organisasi ke dalam departemen – departemen dan tugas – tugas khusus. Proses pengolahan nantinya akan menciptakan struktur organisasi yang menentukan bagaimana tugas – tugas akan dibagi dan sumber daya akan disebar.

     Pengelolaan Struktur Vertikal

- Struktur Organisasi ( Organization Structure) diartikan menjadi 3 :

1. Seperangkat tugas-tugas formal yang diberikan pada individu dan departemen.

2. Hubungan pelaporan formal, yang terdiri atas garis wewenang, tanggung jawab dalam mengambil keputusan, banyaknya tingkatan hierarkis, dan cakupan pengendalian manajer

3. Rancangan sistem untuk menjamin terciptanya koordinasi pegawai yang efektif antar- departemen.

- Peta Organisasi ( Organization chart ) yaitu sebuah kerangka untuk melakukan pengendalian vertikal dalam organisasi. Karakteristik dari struktur vertikal ditunjukan dalam peta organisasi

( organization chart ) yaitu representasi visual dari sebuah struktur organisasi.

-Spesialisasi kerja ( Work Specialization ), yang terkadang juga disebut sebagai divisi kerja, adalah kadar yang digunakan untuk membagi – bagi tugas – tugas organisasi menjadi pekerjaan – pekerjaan yang lebih spesifik.

Rantai Perintah :

Rantai perintah ( chain of command ) adalah garis wewenang yang tidak terputus dimana menghubungkan semua orang dalam sebuah organisasi dan menunjukkan posisi orang – orang tersebut. Rantai perintah ini berhubungan dengan dua prinsip : kesatuan perintah, dan prinsip skalar. Wewenang dan tanggung jawab dalam tugas-tugas yang berbeda haruslah ditentukan dengan jelas.

Wewenang ( authority ) adalah hak formal dan sah yang dimiliki seorang manajer untuk mengambil keputusan, memberikan perintah dan mengalokasikan sumber daya guna memperoleh hasil yang dikehendaki organisasi. Wewenang ini dibedakan menjadi 3 karakteristik;

1. Wewenang diemban dalam kaitannya dengan jabatan, bukan orang

2. Wewenang berlaku untuk bawahan

3. Wewenang berjalan dari ataske bawah dalam hierarki vertical

Tanggung Jawab ( Responsibillity ) adalah kewajiban untuk menjalankan tugas atau aktivitas yang diembankan. Biasanya manajer diberikan wewenang yang setaraf dengan tanggung jawabnya.

Akuntabilitas ( accountabillity ) berarti bahwa orang-orang yang berwenang dan bertanggung jawab adalah orang-orang yang memberikan laporan dan pembenaran akan hasil dari suatu tugas kepada pihak yang posisinya dalam rantai perintah lebih tinggi dari pada mereka.

Delegasi adalah proses yang digunakan oleh para manajer untuk mengalihkan wewenang dan tanggung jawab mereka pada jabatan – jabatan yang lebih rendah dalam hierarki.

Pendekatan berikut ini dapat membantusetiap manajer melakukan delegasi dengan lebih efektif :

1.         Delegasikan tugas secara keseluruhan.

2.         Pilihlah orang yang tepat.

3.         Pastikan bahwa wewenang sebanding dengan tanggung jawab.

4.         Berikan instruksi yang menyeluruh.

5.         Jagalah feedback.

6.         Evaluasi dan berikan penghargaan atas kinerja.

7.         Sudah baikkah anda dalam melakukan pendelegasikan

Ketika parasupervisor harus terlibat jauh dengan para bawahan, lingkup manajemennya harus lebih kecil dan ketika para supervisor hanya terlibat secara dangkal, lingkup manajemnnya dapat diperbesar.

Faktor-faktor yang berhubungan dengan kecilnya keterlibatan supervisor dan besarnya lingkup pengendalian ada 8, yaitu :

1. Pekerjaan yang didelegasikan pada bawahan adalah pekerjaan yang sifatnya stabil dan rutin

2. Pekerjaan-pekerjaan yang didelegasikan pada bawahan adalah pekerjaan yang serupa antara satu dan lainya

3. Bawahan, jika lebih dari satu orang, ditempatkan di satu tempat yang sama.

4. Bawahan adalah orang yang sangat terlatih dan harus sedikit diarahkan dalam melaksanakan tugas.

5. Peraturan dan prosedur yang berkenaan dengan pelaksanaan tugas haruslah tersedia.

6. Sistem dan personel pendukung haruslah tersedia bagi manajer.

7. Waktu untuk melakukan supervisi terhadap kegiatan yang tidak perlu disupervisi, seperti melakukan koordinasi dengan departemen lain atau melakukan perencanaan,cukuplah dialokasikan sedikit saja.

8. Pilihan pribadi serta gaya manajer haruslah terlebih dahulu menguntungkan banyak bawahan.

Lima pendekatan terhadap desain struktur :

1. Fungsi Vertikal                   : pengelompokan jabatan – jabatan ke dalam depatemen berdasarkan keterampilan, keahlian, aktivitas kerja dan penggunaan sumber daya yang sama.

2. Divisional                : sebuah struktur organisasi dimana departemen-departemen dikelompokkan berdasarkan keluaran yang sama dalam suatu organisasi.

3. Matriks                    : struktur organisasi yang menggunakan rantai perintah fungsional dan divisional secara serentak dalam bagian yang sama pada organisasi.

4. Berdasarkan Kerja Tim       : memberikan cara bagi manajer untuk mendelegasikan wewenang dan memberikan tanggung jawab pada pekerja tingkat yang lebih bawah, serta menjadi lebih fleksibel dan responsive dalam lingkungan global yang penuh persaingan.

5. Jaringan Virtual       : struktur organisasi yang memisahkan fungsi-fungsi besar kedalam perusahaan –perusahaan yang berbeda dimana dihubungkan oleh sebuah organisasi dengan kantor pusat kecil.

Pentingnya Koordinasi ( Coordination ) :

Koordinasi ( coordination ) mengacu pada kualitas kolaborasi di antara departemen. Tanpa adanya koordinasi, bagian-bagian perusahaan tidak akan bergerak dengan selaras, sehingga akan menimbulkan permasalahan dan konflik.

Gugus Utama ( task force ) adalah tim atau komite sementara yang dibuat untuk menyelesaikan permasalahan jangka pendek yang terdiri atas beberapa departemen.

Manajer proyek ( project manager ) adalah orang yang bertanggung jawab untuk mengoordinasikan aktivitas-aktivitas beberapa departemen untuk menyelesaikan proyek tertentu.

Rekayasa Ulang ( reengineering ) , terkadang disebut rekayasa ulang proses bisnis, perencangan ulang proses bisnis yang dilakukan secara radikal untuk mendapatkan peningkatan harga, kualitas, layanan, dan kecepatan.

Proses ( process ) adalah kumpulan tugas-tugas dan akitivitas-aktivitas yang berakaitan dan bekerja bersama untuk mengubah masukan menjadi keluaran dan untuk mencipatakan nilai. Contoh umum dari proses adalah proses pengembangan produk baru, proses pemenuhan perintah, dan proses pelayanan pelanggan.

Struktur mengikuti strategi adalah Hierarki vertikal terus menerus berkembang karena struktur ini sering memberikan keuntungan penting bagi organisasi.